らっきぃです。前回の「【RPA奮闘記Vol.1】RPA（Robotic Process Automation）って本当に必要なの？」、お読みいただけましたでしょうか。今回は「その2」をお届けしたいと思います。
もくじ
- ４．WEBアプリとの連携は？
- ５．業務のRPA化を考えるときのポイント
- ６．まとめ
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４．WEBアプリとの連携は？
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私がRPAで業務の自動化をしようと思ったとき、最初に頭に浮かんだ業務は、社内で利用しているWEBシステムの「ユーザー登録業務」でした。
年に数回しか発生しない業務ですが、登録時の設定項目が多いため、作業が発生するときには、設定条件を、うろ覚え状態。
登録と同時に課金されることもあり、毎回マニュアルを見ながら、慎重に登録作業を実施していました。
これをRPA化できれば、「ポイっ」とボタンを押すだけで登録してくれて、とっても楽！と思ったのです。
ところが、実際に作ってみて、ひとつ問題が発生しました。
使っていたWEBシステムはクラウド版。
ある日、提供会社でシステムのアップグレードがあり、ユーザーインターフェース（操作画面・操作方法）が大きく変更されたのです。
RPAツールでWEB画面操作の判断をするには、いくつか方法がありますが、この判断のもとになるものがユーザーインターフェースです。これが変更されると、RRAツールで作成したプログラムは、正しく動かなくなってしまう可能性があります。
◎ユーザーインターフェースが変わることによるデメリット
RPAツールでのWEB画面操作を判断させるには、主に次の３つのような方法があり、それぞれ、システムのユーザーインターフェースが変わることで、発生するデメリットをご紹介します。
①ボタンや画像などの［位置］で、利用者の操作を判断させる方法
例：［決定］ボタンの位置が変わることで、ボタンを判断できなくなる
②ボタンや画像などの［イメージ］で利用者の操作を判断させる場合
例：［ボタン名］が変わることで、ボタンを判断できなくなる
③ボタンや画像のHTMLコードで利用者の操作を判断させる場合
（※HTMLコード・・・ウェブページを作成するために開発された言語で書かれたコンピュータが読める文章のこと）
例：画面上のボタンが増えたことで、HTMLコードのボタン名を［select］から［decision］に変更されたことで、ボタンを判断できなくなる
私は、ユーザー登録業務のプログラムを作成したとき、③の方法でボタンを判断させていただのですが、あるときRPAで作成したシナリオの実行ボタンを押したとき、エラーになりました。
急いでいたため、結局、シナリオを直す手間を省き、手動でユーザー登録を行いましたが、後から確認したところ、WEBシステムのユーザーインターフェースが変更された時に、上記の例のように、HTMLコード（ボタン名）が変更されていたことがわかり、シナリオを修正しました。
このように、クラウド版のシステムは、自動的にユーザーインターフェースが変わってしまうこともありますので、場合によっては、作成したシナリオが正常に動作せず、シナリオの修正が必要となります。
WEBシステムをRPAで自動化する場合は、WEＢシステムの変更頻度や、シナリオ修正の手間と、自分で実施する場合の手間と頻度も念頭におき、RPA化すべきか？の判断をすることも必要です。
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５．RPAで業務の自動化を考えるときのポイント
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「RPAで自動化できる！」と思うと、いろいろな面倒な業務をすべて任せたくなりますよね。
でも、これまでお話ししたとおり、RPAには得意なことと不得意なことがあります。
RPAを上手に活用していくためには、下記のような考え方も必要です。
①業務の中の一部分を任せる
業務の自動化を考えるとき、１つの業務の中の一部分をRPA化すると考えることも大切です。
RPAが苦手な部分が含まれるから自動化をあきらめるのではなく、一部をRPAで自動化するだけでも、業務効率があがる場合もあります。
例えば、さきほど例にあげたWEBシステムへのユーザー登録は、登録の依頼メールが届いたら実行することになっています。
「〇〇という件名のメールが届いたらユーザー登録を実行する」というRPAにすることもできるのですが、このメールの件名は「人が入力するもの」です。
件名のルールは決まっていますが、人的ミスで余計な空白が入ったり、半角と全角が違っていたりして、件名が正しく判断できない可能性を考えると、「〇〇という件名のメールが届いたら」という判断は、人が行うことにして、「ユーザー登録を実行する」部分だけRPAに実施してもらうことができます。
（最初にお伝えした、RPAが苦手な「個別の判断」は除く、ということですね。）
②運用を見直す
RPAで業務を自動化するにあたり、可能であれば運用を見直すことも視野にいれましょう。
例えば、さきほど例にあげたWEBシステムへのユーザー登録では、Excelに記載されたユーザー情報をもとに、WEBシステムのユーザー登録を行います。
自分で実施していたときは、いつ作業したかわかるよう、Excelのファイル名に日付をつけていました。
しかし、RPAでファイルを検索するときに、ファイル名に日付が含まれていると、ファイルを特定する条件判断が複雑になるため、登録前のファイル名には日付を含めず、処理が終わったファイルにRPAで日付をつけて保存するように、運用ルールを変更しました。
このように、RPAには苦手なこともあることを踏まえて業務を分割したり、運用を見直したりすることも、効率化・自動化のためには大切なステップです。
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６．まとめ
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いかがでしたか。
RPA化を進めるべきか？のヒントになりましたでしょうか。
普段から業務フローやマニュアルを作っていれば、比較的業務を整理するのは簡単ですが、「手順は担当者の頭の中！」ということも実際には多いのではないでしょうか。
GFCでは、社内で業務フローの作成やマニュアルの作成にも力を入れており、特に部署間連携が必要な定型業務においては、有効に活用されています。
もしも、業務の整理やRPAツールの導入にお悩みであれば、お気軽にGFCにご相談ください。
御社の業務が効率的に進められるよう、お手伝いさせていただきます。
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