前回の「【RPA奮闘記Vol2】RPAシナリオ事例その1_WEBシステムからファイルをダウンロードしてメールで報告する／その1」に引き続き、「その2」をお届けします。
もくじ
２．シナリオ事例その1：WEBシステムからファイルをダウンロードしてメールで報告する
3.エラー処理も大切に
「基本的なシナリオは完了」と書いたのは、それ以外にも追加することがあるからです。
それは、「エラー処理」と呼ばれていることです。
シナリオ通りにRPAが処理を進めることができなかったらどうするか？を、RPAに教えてあげなければいけません。作業の流れの中で発生しそうな「エラー」を想定し、「エラー」が発生したときの対応方法を決めて設定しておくのです。
何度かテストを実施してみると、いくつか問題点があがってきます。
例えば、今回の例では、テスト時に下記のようなエラーが発生し、対応を行いました。
・IDとパスワードが入力できず、ログイン画面で処理がとまっていた
→ Webシステムへのアクセス時、ログイン画面の表示が遅かったことが原因
（パソコンの処理能力やネットワーク状態により、表示の速度が左右される）
・ファイルを保存する画面で処理がとまっていて、ファイルが保存できなかった
→ フォルダを開くのが遅く、フォルダを開く前にファイルを保存しようとしていた
（パソコンの処理能力やネットワーク状態により、フォルダへのアクセス速度が左右される）
・ファイルが保存されていないのに、メールが送られてしまった
→ 保存処理ができていなくてもメールは送る流れになっていたため、完了メールが送られてしまった
このように、発生したエラーについて、ひとつひとつ原因を突き止め、エラーが発生しないような手順に変更したり、エラーが発生したときの対応をシナリオに追加したりしていきます。
実は、これが、意外と大変だったりします。
慣れてくると、「こういう時は、このエラーが懸念されるから、この処理を入れておこう」というように、ある程度予想してエラー対応することができるようになりますが、最初のうちは、このエラーの洗い出しと原因究明、対応追加になかなか時間がかかりました。
でも、これをしっかりつぶしておくことで、安定稼働につなげることができるのです。
「エラー処理」は、シナリオ作成時にすべてを洗い出すことは難しいと思います。
運用しているうちに、思いがけないエラーが発生することもあるため、ある程度運用してエラーを洗い出すまでは、テスト実施期間を設けることも大切です。
今回作成したシナリオも、テスト期間中は自分宛てにも実行状況のメールを送るようにして、正常終了していることを確認できるようにしたり、スケジュールにタスクを登録し、15日にちゃんとシナリオが実行されているか（メールが届いているか）を確認したりするなどの対応をしていました。
4. RPA化の推進にはシステム担当者の協力が不可欠！
GFCでは、冒頭にもお伝えしたとおり「お試し利用」ということで、まだチームでの運用を進めていませんが、業務のRPA化を進めていくためには、やはり会社としてチームを組んで実施するのがオススメです。
シナリオ作成者だけに任せてしまうのは、負担が大きいためです。
中でも、社内のシステム担当者の協力は不可欠です。
シナリオの作成は担当者が進めていくことができますが、作成のためには［環境づくり］が必要です。
そして、環境作りだけでなく、シナリオ作成中の相談も受けてもらえる人物がいることは、シナリオ作成担当者にとって大変心強いのです。
例えば、私が実際にシナリオ作成をしていく中で、社内のシステム担当者には、下記のようなことについて助けてもらいました。
●シナリオ実行用パソコンを用意してもらった
→ 自分のパソコンでシナリオをスケジュール実行すると、その間パソコンが使えない、パソコンを起動したままにしておく必要がある、などの制限があるため。
●リモートデスクトップ（またはVNC）で、社内にある実行用パソコンを遠隔操作できるようにしてもらった
→ テレワーク時にシナリオ作成業務を行うこともあるため。
●新しいメールアカウントを用意してもらった
→ RPAからの通知（主にエラー発生時の連絡）やメールを送ることができるようにするため。
などなど、どうしても、システム担当者でなければ対応できないことも多く、都度相談にのっていただきました。
シナリオ作成担当者にとって、こういった相談に気持ちよく協力してくれるシステム担当者がいることは、業務を進めていく上で、とても大切です。
RPAを推進していく際は、シナリオ作成担当者だけに丸投げするのではなく、システム担当者や上司も含めて、チームで取り組んでいくことが、成功への近道だと思います。
5.まとめ
いかがでしたか。
ちょっとした仕事、簡単な仕事だとしても、忙しいときほど「簡単だから誰かやって！」と思いませんか？
RPAにできる仕事は、RPAに任せることで、対象の業務を実施していた担当者は、自分の仕事の幅を広げることもできるようになりますし、他の仕事にもっと時間を費やして仕事の質をあげることもできるようになりますので、スキルアップにもつながります。
シナリオ作成担当者に情報を提供したり、手順を説明したり、最初はちょっと大変かもしれませんが、業務担当者にもさまざまなメリットがあることを理解してもらうことで、RPA化を推進していくことができます。
もしも、業務の整理やRPAツールの導入にお悩みであれば、ぜひGFCにご相談ください。
御社の業務が効率的に進められるよう、お手伝いさせていただきます。
GFCのホームページはこちら！
GFCへのお問い合わせはこちら！
