お久しぶりです、らっきぃです。
人手不足や働き方改革の推進などの理由から、RPAが注目されていますね。
もしかすると、あなたの会社でも導入を検討しているところかもしれません。
【RPA奮闘記】では、GFCでRPAの導入検討から、実務での活用まで行っている「らっきー」が、実例も交えつつ、迷った事、困ったこと、良かったことなど、試行錯誤しながらRPA化に取り組んでいる内容を、2回に分けてご紹介いたします。
「実際のところ、RPAってどうなの？生産性あがるの？」と思っている方の参考になれば幸いです。
もくじ
- １．はじめに
- ２．RPAは個別の判断が苦手？
- ３．Excel業務、マクロとRPAどっちがいいの？
——————————————————————–
１．はじめに
——————————————————————–
［業務の自動化］というと、とっても便利になりそうな気がしますよね。
でも、人間と同じで、RPAにも［得意なこと］と［苦手なこと］があります。
RPAが［得意なこと］は、
定型業務 ＝ 繰り返し同じことをする業務
このひとことに集約されます。
でも、下記のようなことは、ちょっと苦手です。
・変更が“多い”業務
・ルールが“多い”業務
・“個別の判断”が必要な業務 など
［苦手］なので、できないわけではありません。
でも、上記のような［苦手なこと］が含まれると、効率化するどころか、逆に手間が増えてしまう可能性もあります。
RPAでの自動化のために「まずは、業務の洗い出しが必要！」と言われるのは、上記のような苦手な業務が極力含まれない、RPAが能力を発揮できる業務かどうかを明確にすることで、より効率的にRPA化を進めることができるからです。
——————————————————————–
２．RPAは個別の判断が苦手？
——————————————————————–
RPAを使って業務を自動化するためには、［シナリオ］と呼ばれる手順書を作成します。
RPAが実行できるように、１つの業務を細かいステップに分けて、１つずつ実行していけるように、手順を明確にしてあげるのです。
RPAは、人間が作ったルール・手順に従って、誠実に業務をこなしますが、AIのように、「データや情報をもとに分析する」とか「分析結果に合わせて処理を判断する」ということはできません。
しかし、RPAが［個別の判断が必要な業務が苦手］と言っても、「もし、□□がAだったら〇〇をする。Bだったら△△をする」といった、ExcelのIF関数のような、比較的簡単な条件判断は、実行できる能力を持っています。
例えば・・・
指定した場所に、同じ名前のファイルがなかったら、そのまま保存する。
指定した場所に、同じ名前のファイルがあったら、ファイル名の最後に「Vol.2」をつけて保存する
この方法を使えば、Aだったら〇〇、Bだったら△△、Cだったら□□・・・と、複雑な条件判断もできそうですが、とても長く複雑な手順になるため、作るのも大変ですし、間違いにもつながりやすくなります。
また、条件やルールが変わった時のメンテナンスも大変になり、あまりお勧めできません。
ただ、内容によっては、条件ごとにシナリオをわけてRPA化するなどの工夫によって対応できる場合もあります。
——————————————————————–
３．Excel業務、マクロとRPAどっちがいいの？
——————————————————————–
自動化で実力を発揮する身近なツールとして、Excelのマクロ（VBA）がありますね。
マクロで業務を自動化されている場合は、「どっちがいいのかな？」と思うかもしれません。
実は、私も少々マクロが組めるので、効率化のためにいくつかの業務をマクロで自動化しています。
この業務をRPAに移行すべきかどうかは、最初に悩みました。
そこで、ちょっとした集計プログラムをRPAで作ってみたのですが、実行速度は、個人的には「マクロの方が早いなー」と感じました。
ただ、マクロの書き方や実行内容、使っているRPAツール、動作環境などにもよりますので、必ずしも［マクロが早い］というわけではありませんし、あくまでも、“私が試した業務での個人的な体感”であることをご了承ください。
◎マクロと比べた場合のRPAのメリット
下記の２つを重視する場合は、RPAで自動化することがメリットになると言えるでしょう。
自動化したい業務内容に応じて、使い分けるのも良いと思います。
①初心者でも短い期間でシナリオの作成や修正が行えるようになる
マクロは、手順（プログラム）を書くための構文を覚えなければなりません。初心者の方が使いこなすためには、それなりの勉強時間が必要です。
でも、RPAツールの中には、アイコンをドラッグアンドドロップしてシナリオを組み立てていけるようなツールもあるため、比較的直観的にでき、初心者でも覚えやすく、シナリオを作れる人材を育てやすいというメリットがあります。
②簡単な操作でスケジュール実行できる
作成したシナリオは、あらかじめスケジュールした日時に、自動的に実行させることができます。
夜中など、人間がパソコンを使っていない時間にスケジュールしておけば、マクロのように「実行中にパソコンが使えない！」といった不便さからも、「帰り際にマクロを実行し忘れた！」といった人的ミスからも解放されます。
次回は「４．WEBアプリとの連携は？」「５．業務のRPA化を考えるときのポイント」「６．まとめ」をお届けします。どうぞ、お楽しみに！
GFCのホームページはこちら！
GFCへのお問い合わせはこちら！
