仕事に使える!メール特集~ クイックパーツで定型文の入力が楽になる! ~

みなさん、こんにちは!踊る!研修講師“らっきぃ”です。

メールを書いているとき、”よく使う文章”はありませんか?私は、仕事柄、社内へのアナウンスメールをよく書きます。その際に、メールの内容を補足する資料を、社内の文書管理システムに公開していることを明記することがあります。

たとえば、下記のようなイメージです。
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◎研修受講に関する手続き方法などは、
 下記をご確認願います。

 〇〇システム-「人事部」-「社員研修」
 ・研修受講に関する手引き
 ・研修スケジュール

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このような、ひとかたまりの文章は、Outlookのある機能を使うと簡単に入力することができるようになります。

その機能とは……

“クイックパーツ”

です。

というわけで、今回のテーマは、

クイックパーツで定型文の入力が楽になる! 

です。

 

もくじ

◆使いたいときに”いつでもどこでも呼び出せる”定型文

◆クイックパーツのキホン的なつかいかた

1.クイックパーツに定型文を登録する
2.クイックパーツを利用する
3.登録したクイックパーツを変更する
4.登録したクイックパーツを削除する


◆使いたいときに”いつでもどこでも呼び出せる”定型文

クイックパーツは、

“よく使う文言を登録しておき、簡単に好きな位置に挿入できる機能”

です。

クイックパーツを利用する最大のメリットは、

好きな時、好きなところに追加できる

ということかな?と思います。メール全体が定型化している場合はテンプレートの方が便利ですが、”一部分だけ、いろいろなメールでよく使う”ような定型文の場合は、クイックパーツが大活躍します。

それでは、さっそく設定してみましょう。

◆クイックパーツのキホン的なつかいかた

1.クイックパーツに定型文を登録する

①Outlook[ホーム]タブにある[新規作成]グループの[新しいメール]をクリックし、新規メッセージ画面を開きます。

②登録したい定型文を本文に入力します。
ここでは、下記の定型文を例に登録を行います。
——————————————————–

◎研修受講に関する手続き方法などは、
 下記をご確認願います。

 〇〇システム-「人事部」-「社員研修」
 ・研修受講に関する手引き
 ・研修スケジュール

——————————————————–

③本文に貼り付けた定型文を範囲選択し、[挿入]タブをクリックします。

④[クイックパーツ]をクリックし、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]をクリックします。 (または、「Alt」+「F3」キーでも次の画面を開くことができます。)

⑤[新しい文書パーツの作成]画面が開きますので、下記の設定を行い、[OK]ボタンをクリックします。
・名前:どんな定型文かわかる名前を入力します。ここでは[文書の保存場所]としています。
・ギャラリー:[クイックパーツ]を選択します。

以上で、クイックパーツへの登録が完了しました。では、さっそく使ってみましょう。

2.クイックパーツを利用する

たとえば、下記のようなメールを書いている途中に、今回登録した文書を挿入したい場合・・・

①挿入したい位置にカーソルを表示させます。
②リボンの[クイックパーツ]をクリックすると、登録した文章が表示されますので、クリックします。

カーソルがあった位置に、登録した文章が追加されましたね。

3.登録したクイックパーツを変更したいときは?

登録したクイックパーツの内容を変更したい場合は、新規登録時と同じ方法で登録を行います。[新しい文書パーツの作成]画面で、新規登録時と同じ内容で保存することで上書きすることができます。

[新しい文書パーツの作成]画面で[OK]ボタンをクリックすると、 [文書パーツを設定し直しますか?]という下記のメッセージが表示されますので、[はい]ボタンをクリックします。

4.登録したクイックパーツを削除したいときは?

使わなくなったクイックパーツは、下記の方法で削除することができます。

①新規HTMLメッセージを開き[書式設定]タブをクリックします。
[形式]グループで、[HTML]が選ばれていない場合は、[HTML]をクリックします。

②[挿入]タブをクリックし、[クイックパーツ]をクリックします。

③登録した定型文の上で右クリックし、[整理と削除]をクリックします。

④[文書パーツオーガナイザ]画面で削除したいクイックパーツが選択されていることを確認し、[削除]ボタンをクリックします。

⑤[選択した文書パーツを削除してもよろしいですか?]と表示されたら[はい]ボタンをクリックします。

⑥[閉じる]ボタンをクリックします。

いかがでしたか?

この記事を読んでいる方のなかには、「署名やテンプレートでもよいのでは?」と感じた方もいらっしゃるかもしれませんね。

もちろん、署名やテンプレートでも定型文を使うことができます。それぞれ特徴がありますので、ケースや使い勝手に応じて、使い分けてみるとよいのではないでしょうか。その際に、自分なりのルールを作っておくと、どの場合にどれを使うのか、迷わなくて効率的です。

ちなみに、私は、下記のようなルールで使いわけています。

踊る!研修講師“らっきぃ”の、クイックパーツと署名とテンプレートの使い分けルール

 

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◆ビジネスメールコミュニケーション講座https://www.goodfield.co.jp/training/business_mail

マナーやルールを理解しているだけでもメールを書く速さは大きく変わります。
ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

今日もお読みいただき、ありがとうございました。
今回の記事で、あなたのビジネスライフが少しでも”楽になる”ことを祈って・・・。

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※このブログに記載した操作は、Outlook2019をベースにしています。お使いのバージョンによって、名称や設定方法が異なる場合があります。
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