タグ: らっきぃ10

仕事を効率的にする!Excelのコツ ~ 【タスク管理】タスク番号を自動で振り直す! ~

みなさん、こんにちは!踊る!研修講師“らっきぃ”です。

今日は、Excelでタスク管理をしている方からいただいたご相談をもとに、タスク管理を楽にする、効率的な機能をご紹介します。

今回のテーマは、

タスク番号を自動で振り直す!

です。

-もくじ-

◆どんな時に便利?

◆行を削除しても、自動的に連番を振り直せると効率的!

1.ROW関数ってどんな関数?
2.ROW関数を使った連番の求めかた
3.連番を求める


◆どんな時に便利?

続きを読む

仕事に使える!メール特集~ クイックパーツで定型文の入力が楽になる! ~

みなさん、こんにちは!踊る!研修講師“らっきぃ”です。

メールを書いているとき、”よく使う文章”はありませんか?私は、仕事柄、社内へのアナウンスメールをよく書きます。その際に、メールの内容を補足する資料を、社内の文書管理システムに公開していることを明記することがあります。

たとえば、下記のようなイメージです。
——————————————————–

◎研修受講に関する手続き方法などは、
 下記をご確認願います。

 〇〇システム-「人事部」-「社員研修」
 ・研修受講に関する手引き
 ・研修スケジュール

——————————————————–

このような、ひとかたまりの文章は、Outlookのある機能を使うと簡単に入力することができるようになります。

その機能とは……

“クイックパーツ”

です。

というわけで、今回のテーマは、

クイックパーツで定型文の入力が楽になる! 

です。

 

もくじ

◆使いたいときに”いつでもどこでも呼び出せる”定型文

◆クイックパーツのキホン的なつかいかた

1.クイックパーツに定型文を登録する
2.クイックパーツを利用する
3.登録したクイックパーツを変更する
4.登録したクイックパーツを削除する

続きを読む

仕事を効率的にする!Excelのコツ~ 【タスク管理編】完了タスクの背景色を効率的に変更する! ~

みなさん、こんにちは!
踊る!研修講師“らっきぃ”です。

今日は、Excelでタスク管理をしている方からいただいたご相談をもとに、タスク管理を楽にする、効率的な機能をご紹介します。

今回のテーマは、

完了タスクの背景色を効率的に変更する!

です。

もくじ

◆よくある!完了したタスクの背景色を変更する方法

◆たった“3ステップ”で、あっという間に設定できる!
1.[完了]の判断を行うための”入力ルール”を決める
2.[完了]の判断を行う列を追加する
3.条件付き書式を設定する


◆よくある!完了したタスクの背景色を変更する方法

続きを読む

仕事を効率的にする!Excelのコツ~ 入力ミスや意図しないデータの入力を防ぐ! ~

みなさん、こんにちは!
踊る!研修講師“らっきぃ”です。

今日は、Excelでタスク管理をしている方からいただいたご相談をもとに、タスク管理を楽にする、効率的な機能をご紹介します。

今回のテーマは、

入力ミスや意図しないデータの入力を防ぐ!

です。

もくじ

◆選択肢が自由に入力できるときに起きるワナ

◆たったの“2ステップ”で、あっという間に設定できる!

1.入力させたい内容を決める
2.入力規則を設定する

 

◆選択肢が自由に入力できるときに起きるワナ

タスク管理表では、 [完了][対応中][未着手]など、現在のタスクの”状態”を表す項目を用意しておくと状態での抽出などができて、とても便利です。今回は、このタスクの状態を表す項目を[ステータス]欄とします。

この[ステータス]欄。最初に表を作ったときは、[完了][対応中][未着手]だけだったのに、使っていくうちに、いろいろなステータスが増殖していくことがあります。

例えば・・・

続きを読む

仕事に使える!メール特集~ 日程調整をスムーズに進めるコツ ~

みなさん、こんにちは!
踊る!研修講師“らっきぃ”です。

仕事をしている中で、”日程調整”はさまざまな場面で発生します。
この日程調整、意外と大変ではありませんか?

自分の予定を提示した方がいいのか、相手の都合を聞くのが先か、
いつ頃がいいのか、どの時間帯がいいのか・・・などなど
相手のことを考えれば考えるほど、どうしていいのか迷ってしまいますよね。

というわけで、今回のテーマは、

日程調整をスムーズに進めるコツ

をお届けします。

もくじ

◆パターン1:直近の日程を”提案”する

◆パターン2:自分が可能な候補をあげる

◆複数人との調整をスムーズに進めるコツ

それでは、ひとつひとつ見ていきましょう。

◆パターン1:直近の日程を”提案”する

まずひとつ言えることは・・・

続きを読む

GFCオリジナルExcel講座、開発・開講しました!<その3>

20170217_001

“踊る♪研修講師”「らっきぃ」です!

2017年2月17日(金)、千代田区の出版会社様向け「覚えると便利!Excel基本操作編」3回目を実施しました。
この講座は、今日が最終日です。受講者は、4名。

受講者様のご協力のもと、わきあいあいとした雰囲気で、講座を進めることができました。

今回の講座では、効率的な操作方法として、いくつかのショートカットをご紹介しています。
ショートカットをあまり使ったことがない方が、「使いにくいな」と思ったら、まずは指使いを確認してみましょう。

例えば、コピー&ペーストを行うショートカット。
まだ、ショートカットを使ったことがない!という人には、ぜひ最初に覚えて欲しいショートカットです。
右手をマウスから離すことなく、コピーや貼り付けを行うことができるため、とても便利です。

<操作方法>
・コピー   [CTRL]キーを押しながら、[C]キーを押します。
・ペースト  [CTRL]キーを押しながら、[V]キーを押します。

さて、それでは、下記は私が使っているキーボード(年季が入っていてすみません・・・)ですが、どの指でそれぞれのキーを押すのでしょう?

20170217_002

「使いにくいな」と思われる方は、キーボード右側の[CTRL]を右手の指で押さえながら、左手の指で[C]や[V]を押す、という操作をされているのかもしれません。
実は、普段ショートカットを使っていない方は、よくこういった操作をされているのを見かけます。
しかし、これではマウスから手を離すことになり、このショートカットの便利さが激減してしまうのです。

20170217_003

では、どうすればよいのでしょうか。

ご存知かもしれませんが、キーボードを操作するときの基本的な指の配置は、「ホームポジション」と呼ばれています。

ホームポジションとは、
(1)左手の人差し指を[F]キーにおきます。
(2)左手の中指、薬指、小指は1つずつ左隣のキーにおきます。
(3)右手の人差し指を[J]キーに置きます。
(4)右手の中指、薬指、小指は1つずつ右隣のキーにおきます。
(5)指を動かしたら、必ずこのホームポジションに指を戻します。

下記のようなイメージです。

20170217_004

この「ホームポジション」と、「右手をマウスから離さなくてもよい」というショートカットのメリットを考えると、コピー&ペーストのショートカットは、下記の指を使うのが効率的です。

<コピー>  (1)左側の[CTRL]を小指で、[C]キーを人差し指で押します。
<ペースト> (2)左側の[CTRL]を小指で、[V]キーを人差し指で押します。

20170217_005

コピーのショートカット、[CTRL]+[C]の位置に指を置くと、下記のような感じです。

20170217_006

こうすることで、右手はマウスを持ったまま操作を行うことができますので、効率的に作業することが可能です。
最初はやりにくいかもしれませんが、使っていくうちに便利さを実感していただけると思います。
ぜひ、トライしてみてください。

今日の講座を終えたとき、ある受講者の方から、とても印象的なひとことがありました。

「あと10年早く知りたかった!」

この言葉を聞いて、私も

「あと10年早くお伝えしたかった!」

と思いました。

今まで遠回りしていた操作が、今回の講座で短縮できることがわかったそうです。
私にとってとても嬉しく、今後もっともっとExcelの便利さをたくさんの人に知っていただきたい!と感じる言葉でした。

それでは最後に、今日の“受講者の声”をご紹介します。

◆T.K様(男性)Excel使用歴15年
20170217_007

GFCのホームページはこちら

GFCオリジナルExcel講座、開発・開講しました!<その2>

20170209_001

“踊る♪研修講師”「らっきぃ」です!

2017年2月9日(木)、千代田区の出版会社様向け「覚えると便利!Excel基本操作編」講座、2回目を実施しました。

受講者は、3名。みなさん、とても熱心に受講してくださいました。

普段、業務に追われていると、「もっと効率的にできないかな?」と思っていても、こういったスキルアップのための講座を受けたり、効率的な方法を調べたりする時間をとることができず、「面倒だな」と思いつつ、今までのやりかたを続けていたり、何とか独学で頑張って業務をこなしている方も多いのではないでしょうか。

続きを読む

GFCオリジナルExcel講座、開発・開講しました!<その1>

20170207_001

“踊る♪研修講師”「らっきぃ」です!

2017年2月7日(火)、千代田区の出版会社様向けに「覚えると便利!Excel基本操作編」を実施しました。

この講座のご相談をいただいたのは、12月上旬。
管理職の方向けに、「本当に基本的な操作について、実施してほしい」というご要望でした。

この講座の目的は、
・基本をしっかり学ぶことで、自己流ではなく正しい操作をできるようにしたい。
・管理職全員が共通認識を持てるようにしたい。

すでに各自がExcelを使っているけれど、自己流でやっているので非効率なことも多いのではないか、という懸念を抱いた担当者様からのご相談でした。

続きを読む

GFC恒例の初詣

遅くなりましたが、みなさま、明けましておめでとうございます。
“踊る♪研修講師”「らっきぃ」です!

お正月休みは、初詣に行かれましたか?

GFCでは、毎年仕事初めの日に、近くの鐵砲洲稲荷神社までみんなで仲良くお参りに行きます。
住宅街にあるとても小さな神社ですが、中央区文化財に指定されている有名な神社で、近隣の会社の方も多く参拝されます。

もちろん、今年もまた、行って参りました。

続きを読む