仕事を効率的にする!Excelのコツ ~ 【タスク管理】タスク番号を自動で振り直す! ~

みなさん、こんにちは!踊る!研修講師“らっきぃ”です。

今日は、Excelでタスク管理をしている方からいただいたご相談をもとに、タスク管理を楽にする、効率的な機能をご紹介します。

今回のテーマは、

タスク番号を自動で振り直す!

です。

-もくじ-

◆どんな時に便利?

◆行を削除しても、自動的に連番を振り直せると効率的!

1.ROW関数ってどんな関数?
2.ROW関数を使った連番の求めかた
3.連番を求める


◆どんな時に便利?

タスク管理など、表を作成するときには、データ量が一目でわかるよう、連番を入力する列をつくることがあります。

この連番、行の追加や削除を行うと[連番を振り直す]という手間が発生します。

業務の流れによって、不要になったタスクが発生して行を削除したり、タスクの細分化やタスクの増加によって、行を追加したりすることもあります。

連番は、[オートフィル]機能を使えば、簡単に入力することができますが、実は、ほんの少しの工夫で、もっと簡単に連番を振り直すことができます。

 

◆行を削除しても、自動的に連番を振り直せると効率的!

今回のようなケースでは、Excelの“ROW関数”を使うことで、“連番を振り直す”という作業を、効率的に(楽に)することができます!

“ROW関数”は、

”EXCELの行番号を求めることができる関数”

です。

ここでは、下記のようなタスク管理表をもとに具体的な設定方法をご紹介します。

1.ROW関数ってどんな関数?

まずは、今回使用する[ROW関数]について、確認しましょう。


◆ROW関数とは◆
ROW関数は、行番号を調べることができる関数です。

◆ROW関数の書式◆
=ROW(範囲)

※[範囲]には、行番号を調べたい範囲(セル番号やセル範囲など)を指定します。
※[範囲]は省略可能です。省略した場合は、
ROW関数が入力されているセルの行番号を返します。
例えば、[=ROW(A3)]という式の場合、行番号は[3]ですから[3]が返されます。


2.ROW関数を使った連番の求めかた

ROW番号を使って、どのように連番を求めるのでしょうか。

<求めたい内容>
セル[A3]に、連番の最初の数字[1]が表示されるようにしたい

<考えかた>
1.連番の最初の数字[1]を表示したいセル[A3]にROW関数を設定します。

2.セル[A3]は3行目ですから、ROW関数の[範囲]に[A3]を指定すると[5]が返されます。

=ROW(A3)

3.セル[A3]の値を[1]にするためには、対象年月が記載された1行目と表のタイトルが記載された2行目はタスク番号としてカウントしたくないため、この2行を上記[2]から引きます。
つまり、1つ上の行番号を引けばよいことがわかります。
1つ上の行番号は、下記で求めることができます。

=ROW(A2)

4.上記の結果から、下記のような計算式で、セル[A3]に[1]を返すことができます。

=ROW(A3)-ROW(A2)

(図1)

それでは、さっそくやってみましょう。

3.連番を求める

(1)ROW関数を設定する

連番を入力する最初のセルに、ROW関数を設定します。今回は、関数と関数を組み合わせているので、少し操作が複雑です。ゆっくり確認しながら実施してみましょう。
この方法は覚えておくと、効率的に式を入力することができるのでオススメです。

<手順>

①[A3]セルを選択します。

②[ホーム]タブの[編集]グループにある[オートSUM]ボタンの右側にある[▼]をクリックし、[その他の関数]を選択します。

③[関数の分類]プルダウンから[検索/行列]を選択します。
[関数名]の一覧で[ROW]を選択し、[OK]ボタンをクリックします。

④[関数の引数]画面が表示されます。
セル[A3]をクリックします。[参照]欄に[A3]と入力されます。
ここまでで、式の前半部分(=ROW(A3))が完成しました。

⑤次に、数式バーの[(A3)]の後ろをクリックし、カーソルを表示させます。

⑥半角で[-]マイナスを入力します。

⑦ここで、もう一度ROW関数を呼び出します。
[名前ボックス]を使うと、過去に使用した関数を、簡単に再利用することができます。
[名前ボックス]の[▼]をクリックし、リストから[ROW]を選択します。

⑧セル[A2]をクリックし、すぐに[F4]キーを1回押します。
セル番号[A2]の、行番号および列番号の前に、それぞれ[$]マークが表示されたことを確認します。


★One Point!★
[$]マークは、列番号(A、B、Cなど)や行番号(1、2、3など)の前に付けることで、位置を固定します。(絶対指定というセルの指定方法です。)

[F4]キーを押すたびに、固定する場所([$]マークを付ける場所)を簡単に変更することができます。

今回は、カウントしたくない行数は[2行]ですから、式を下にコピーしたときに常に[2行分]を除外するよう、行番号の前に[$]をつけて、固定します。
※列番号は、今回の場合、式を下にしかコピーしないため、[$]は付いていても付いていなくても問題ありません。


⑨[OK]ボタンをクリックします。
[A3]セルに、下記の式が入力され、[1]が表示されたことを確認します。
=ROW(A3)-ROW($A$2)

⑩セル[A3]セルの式をリストの最後[A12]までコピーします。

(2)設定結果を確認する

①番号を自動的に振りなおすことを確認するため、6行目[番号4]のタスクを削除してみましょう。
行番号[6]の上で右クリックし、メニューから[削除]をクリックします。

②7行目[番号5]以降の連番が、自動的に振りなおされたことを確認します。


★One Point★

今回の場合、カウントしたくない行番号は[2]固定ですから、
下記のような計算式でも同じ結果を求めることができます。
=ROW(A3)-2

しかし、今回のようにROW関数で指定しておけば、
2行目までに行の追加や削除が発生し、カウントしたくない行が増えても、
計算式を修正しなおす必要がない、というメリットがあります。

このように、Excelでは、なるべく[数字そのもの]での指定を除外しておくことで、
より汎用的な計算式にすることができます。


いかがでしたか?

ROW関数を使って連番を設定しておくと、行を削除しても自動的に連番を振り直してくれます。

あなたが使っている表で、[連番を設定している]場合は、この記事を参考に、”効率的な表”に、バージョンアップしちゃいましょう!

GFCでは、表を使いやすくする関数を学べるExcel講座を実施しています。

◆“かゆいところに手が届く?”Excel講座 中級編
表を使いやすくする関数を使えるようになる!(前編・後編)
https://www.goodfield.co.jp/training/excel/excel_5

関数を使えるかどうかで、業務効率は大きく変わります。
ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

今回の記事で、あなたのビジネスライフが少しでも”楽になる”ことを祈って・・・。

今日もお読みいただき、ありがとうございました。


※このブログに記載した操作は、Excel2019をベースにしています。お使いのバージョンによって、名称や設定方法が異なる場合があります。

※ディスプレイの画面解像度やウィンドウのサイズなど、お使いの環境によって、画面イメージのボタンの形状やボタンサイズなどが異なる場合があります。

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