仕事を効率的にする!Excelのコツ~ 入力ミスや意図しないデータの入力を防ぐ! ~

みなさん、こんにちは!
踊る!研修講師“らっきぃ”です。

今日は、Excelでタスク管理をしている方からいただいたご相談をもとに、タスク管理を楽にする、効率的な機能をご紹介します。

今回のテーマは、

入力ミスや意図しないデータの入力を防ぐ!

です。

もくじ

◆選択肢が自由に入力できるときに起きるワナ

◆たったの“2ステップ”で、あっという間に設定できる!

1.入力させたい内容を決める
2.入力規則を設定する

 

◆選択肢が自由に入力できるときに起きるワナ

タスク管理表では、 [完了][対応中][未着手]など、現在のタスクの”状態”を表す項目を用意しておくと状態での抽出などができて、とても便利です。今回は、このタスクの状態を表す項目を[ステータス]欄とします。

この[ステータス]欄。最初に表を作ったときは、[完了][対応中][未着手]だけだったのに、使っていくうちに、いろいろなステータスが増殖していくことがあります。

例えば・・・

[着手済][返信待ち][納品待ち][終了][-(ハイフン)]

などなど・・・

特に、複数人で表を共有していると、こういう事態に陥りやすくなります。個人個人が、使いやすいステータスを増やせるのは便利な反面、こんな問題が発生します。

・[終了]と[完了]って一緒なの?違うの?どう違うの?

・[-(ハイフン)]ってどんな状態?

さまざまな疑問が発生し、パッと見たときに、どんなステータスなのか、よくわからなくなってしまいます。

・ルールが勝手に増える

・入力ミスで違うデータが入力されてしまう

こんなときは、入力できる内容を事前に決めておき、決められた内容以外は入力できないようにすることで、こういった状況を防ぐことができます。

◆たったの“2ステップ”で、あっという間に設定できる!

今回のようなケースでは、Excelの“入力規則”という機能を使うことで“決められた内容以外は入力できないようにする”という作業を効率的に(楽に)することができます。

“入力規則”は、

特定のセルに入力することのできるデータを制限する機能

です。

具体的な手順は、たったの2ステップ!

1.入力させたい内容を決める

2.入力規則を設定する

ここでは、下記のようなタスク管理表をもとに、具体的な設定方法をご紹介します。

それでは、さっそくやってみましょう。

1 入力させたい内容を決める

まずは、[ステータス]欄に入力してもよいデータ(選択肢)を決めます。今回は、なるべくシンプルに状態管理ができるよう、下記の3つとします。

・未着手

・対応中

・完了

2 入力規則を設定する

次に、入力してもよいデータ以外は入力できないよう、入力規則の設定を行います。入力規則の設定は、下記の流れで実施します。

(1)入力規則を設定したい範囲を選択する

(2)入力規則を設定する

(3)設定結果を確認する

(1)入力規則を設定したい範囲を選択する

ここでは、B列の[ステータス]に入力規則を設定しますので、[B3~B12]を範囲選択します。

(2)入力規則を設定する

上記(1)で選択した範囲に対して、入力規則を設定します。

<手順>

①[データ]タブの[データツール]グループにある[データの入力規則]のイラスト部分をクリックします。

②[データの入力規則]画面が開きます。
[入力値の種類]のプルダウンをクリックし、[リスト]を選択します。

③[元の値]に、下記の選択肢を入力し、[OK]ボタンをクリックします。
※選択肢の間は、半角のカンマ[,]で区切ります。

未着手,対応中,完了

(3)設定内容を確認する

設定が完了したら、指定した項目で選択できるようになっているかを必ず確認しましょう。

<設定した内容が選択できることを確認する>

1.セル[B3]をクリックし、プルダウン(▼)をクリックすると、下記のようにステータスがリスト表示されます。

2.[対応中]を選択します。セル[B3]に[対応中]と表示されることを確認します。

<設定した内容以外が入力できないことを確認する>

1.セル[B3]に、ルールにはない[確認待ち]と入力し、[Enter]キーを押します。

2.下記のエラーメッセージが表示されます。[キャンセル]ボタンをクリックします。入力した[確認待ち]が削除され、設定した選択肢以外は、入力できないことを確認します。

いかがでしたか?
入力規則を設定しておくと、設定した内容以外は入力できないようにすることができますので、入力ミスを防いだり、新しい選択肢を勝手に追加されたりといったことを防ぐことができます。

あなたが使っている表で、[入力する値を固定したい]項目があれば、この記事を参考に、”効率的な表”に、バージョンアップしちゃいましょう!

◎もっと便利に!バージョンアップ!◎

今回の例では、選択肢を設定画面に直接入力しました。選択肢の数が多い場合や、選択肢のメンテナンスのしやすさを考えると設定画面に直接入力するよりも、選択肢の表を用意しておくと、より効率的な表にすることができます。

その方法は・・・
また次の機会にご紹介したいと思います。

GFCでは、ミスや情報漏洩を防ぐ方法を学べるExcel講座を実施しています。

◆“かゆいところに手が届く?”Excel講座 中級編ミスや情報漏洩を防ぐフォーマットを作成するコツ
https://www.goodfield.co.jp/training/excel/excel_3

入力規則は、作業効率の向上はもちろんですが、ミスを防ぐためにも大いに役立ちます。

ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

今回の記事で、あなたのビジネスライフが少しでも”楽になる”ことを祈って・・・。

今日もお読みいただき、ありがとうございました。

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※このブログに記載した操作は、Excel2019をベースにしています。お使いのバージョンによって、名称や設定方法が異なる場合があります。
※ディスプレイの画面解像度やウィンドウのサイズなど、お使いの環境によって、画面イメージのボタンの形状やボタンサイズなどが異なる場合があります。

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