仕事に使える!メール特集~ 日程調整をスムーズに進めるコツ ~

みなさん、こんにちは!
踊る!研修講師“らっきぃ”です。

仕事をしている中で、”日程調整”はさまざまな場面で発生します。
この日程調整、意外と大変ではありませんか?

自分の予定を提示した方がいいのか、相手の都合を聞くのが先か、
いつ頃がいいのか、どの時間帯がいいのか・・・などなど
相手のことを考えれば考えるほど、どうしていいのか迷ってしまいますよね。

というわけで、今回のテーマは、

日程調整をスムーズに進めるコツ

をお届けします。

もくじ

◆パターン1:直近の日程を”提案”する

◆パターン2:自分が可能な候補をあげる

◆複数人との調整をスムーズに進めるコツ

それでは、ひとつひとつ見ていきましょう。

◆パターン1:直近の日程を”提案”する

まずひとつ言えることは・・・

「範囲が広すぎると答えにくい」

ということ。

ただ単に、「都合のよい日を教えてください」と言われても、いつごろからいつごろまでの予定が必要なのかがわからないと、相手も日程を選びにくくなります。

また、自分は来週の予定を聞きたかったのに、相手から返ってきたのは、今週の予定だった、というようなすれ違いが発生することも考えられます。

相手に選んでもらうのであれば、ある程度の期間をお伝えしましょう。例えば・・・

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5月20日の週か27日の週で、
3日間ほど、候補をいただけませんか。
———————————————————

こうすることで、相手は日程を選びやすくなります。

★One Point★
指定した期間の中で、自分の予定が調整できない日があるのであれば、合わせて事前にお伝えしておきます。例えば、下記のように書いておくと、相手もお伝えした日以外で検討してくださると思います。

———————————————————
大変申し訳ありませんが、22日(水)は
どうしても調整できない予定が入っておりますため、
除外していただければ助かります。
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◆パターン2:自分が可能な候補をあげる

自分のスケジュールにあまり余裕がないときは、相手に候補をあげてもらいにくくなります。その場合は、「自分が可能な候補をいくつかお伝えして選んでもらう」という方法もあります。例えば・・・

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以下の日程で、ご都合はいかがでしょうか。
・5月20日(月)10:00~11:00
・5月23日(木)14:00~15:00
・5月29日(水)16:00~17:00
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こうすることで、相手は候補日から選べるので、さらに選びやすくなります。

★One Point★
自分から日程を提示した場合、提示した日程は、相手にとって、すべて都合が悪い場合もあります。そんなときのために、次のようなひとことを加えておくと、よりスムーズに調整を進めることができます。

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もし、上記の日程で難しい場合は、
お手数ですが、来週・再来週でご都合が良い日程を
2~3日お知らせいただけると助かります。
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◆複数人との調整をスムーズに進めるコツ

会議の日程調整など、複数人で日程を調整する場合は、ひとりひとりの希望を聞いていると、なかなか調整が進まないこともあります。

複数人との調整の場合は、候補日をあげて、予定を確認するところから始めましょう。ところで、候補日をあげて返信をもらうとき、人によって返信の書きかたが違って困ったことはありませんか。

例えばAさんは・・・

〇日と□日は大丈夫です。

例えばBさんは・・・

□日以外は大丈夫です。

しっかり読まないと、間違えてしまいそうではありませんか?こんなときは、全員に同じフォーマットで返事をもらうようにすると、確認がしやすくなります。

例えば、下記のような感じです。

———————————————————
お忙しいところ恐れ入りますが、
下記(ここから)(ここまで)をコピーの上、
それぞれの日程について、
○か×どちらかを削除して返信をお願いします。

====(ここから)================

●5月8日(水)10:00~12:00 ○×
●5月10日(金)15:00~17:00 ○×
●5月14日(火)15:00~17:00 ○×
●5月21日(火)15:00~17:00 ○×
●5月23日(木)15:00~17:00 ○×

====(ここまで)================
———————————————————

こうすることで、記載側は〇か×どちらかを削除するだけで済みますし、調整側は、全員に同じフォーマットで同じ記載方法で返信してもらえますので、管理がしやすくなります。

いかがでしたか?

社内システムや外部の調整専用ツールなどを使えればカンタンなのですが、メールでの調整が必要な場合には、ぜひ参考にしていただければと思います。

GFCでは、メールのマナーやルールに関する基本を学べるビジネスメールコミュニケーション講座を実施しています。

◆ビジネスメールコミュニケーション講座
https://www.goodfield.co.jp/training/business_mail

マナーやルールを理解しているだけでもメールを書く速さは大きく変わります。

ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

今日もお読みいただき、ありがとうございました。

今回の記事で、あなたのビジネスライフが少しでも”楽になる”ことを祈って・・・。

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