コピーを制する者は事務を制す?

こんにちは。今回は事務で使えるちょいわざを紹介します。

その1 A4を三つ折りするコツ

折りたい紙に別の紙をあてて折位置を確認する方法は有名かなと思いますが、大量に折る場合は都度もう1枚の紙を利用するのは手間がかかるので、折位置の目印を覚えておくことをおススメします!

お客様に郵送する書類は送付状・請求書・見積書などの決まった書類が多いですよね。「この書類はこの文章の上で折る」といった目印を決めておくと、何も使わずに素早く折ることができます。

A4三つ折り その1

目印を決めます

A4折りかた その2

目印に合わせて折ります

A4折りかた その3

今回はじゃばら折りにしました。ぴったり!です

その2 電話メモを取るコツ

電話を受けて会社名や名前をメモする際、漢字は使わずひらがなやカタカナで書くと素早く書きとめることができます。自分のわかる範囲で省略してメモするのも良いでしょう。

聞こえづらかった場合は、もう一度聞いて復唱しますよね。その時は、なるべくゆっくり話します。すると、自分も落ち着きますし、相手も自分に合わせてゆっくり話してくれるような気がします。

伝言を省略して書いたメモ

漢字を使わず省略するとこんな感じです

その3 コピーの取り方のコツ

そのコピー、コピーを取った後の用途を考えてコピーしていますか?ファイリングする書類なら、左側に余白がでるように置いてコピーすると、パンチの穴で文章が読めなくなることがありません。コピーをとる前に、まずその後の用途をよく考えましょう。

コピーのコツ その1

コピーする面の左側に隙間ができるように配置します

コピーのコツ その2

そのままコピーすると右側が切れます

コピーのコツ その3

すこし縮小すると左に隙間ができつつ右側もきれいに収まります

今回、ご紹介したコツは、どれも「あたり前」に感じるかもしれません。けれど、このあたり前を実践していない人は、間違いなく自分の仕事を増やしています。

今日からコピーを制してみませんか?

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